Privacy- en gegevensgebruiksbeleid

Versie van 14 september 2026

Dit Beleid inzake privacy en gegevensgebruik (hierna het "Beleid") legt uit hoe GIVEACTIONS SRL, een in België gevestigde vennootschap met maatschappelijke zetel te 1, rue des phlox 1170 Brussel, ingeschreven onder het nummer BE0734.404.222, persoonsgegevens verwerkt in het kader van het gebruik van het platform ALIOS (hierna het "Platform").

Dit Beleid is met name van toepassing op:

de bezoekers van de website giveactions.com;
de gebruikers van het Platform;
de vertegenwoordigers en contactpersonen van professionele klanten;
de gegevens die eventueel vervat zijn in de bestanden en communicaties die aan het Platform worden voorgelegd;
de personen die contact met ons opnemen.

Dit Beleid is opgesteld in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 ("AVG") en de toepasselijke Belgische regelgeving inzake gegevensbescherming.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de eigen werking van het Platform is:

GIVEACTIONS SRL

1, RUE DES PHLOX 1170 BRUXELLES

BE0734.404.222

maximevdm@giveactions.com

(hierna "wij", "ons" of "de Vennootschap").

Voor bepaalde persoonsgegevens die vervat zijn in de communicaties die onze klanten doorgeven, kunnen wij optreden als verwerker in de zin van de AVG, wanneer wij deze gegevens verwerken namens en volgens de instructies van de klant.

In dat geval blijft de betrokken klant verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt hij de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt.

Wanneer nodig worden de respectieve verplichtingen van de klant en de Vennootschap vastgelegd in een verwerkersovereenkomst ("Data Processing Agreement" of "DPA").

2. Toepasselijke beginselen

Wij verbinden ons ertoe persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de beginselen van de AVG, met name de beginselen van:

rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie;
doelbinding;
minimale gegevensverwerking;
juistheid;
opslagbeperking;
integriteit en vertrouwelijkheid;
verantwoordingsplicht.

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens enkel voor zover dit noodzakelijk is voor de in dit Beleid beschreven doeleinden.

3. Gegevens die wij kunnen verwerken

Afhankelijk van uw gebruik van het Platform kunnen wij de volgende categorieën van gegevens verwerken.

3.1. Accountgegevens

Bij het aanmaken en gebruiken van een account kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

naam en voornaam;
professioneel e-mailadres;
functie of professionele rol;
naam van de onderneming of organisatie;
professionele contactgegevens;
accountgegevens voor aanmelding;
informatie met betrekking tot het abonnement;
gebruiksgeschiedenis van het Platform;
informatie die noodzakelijk is voor het beheer van het account.

3.2. Gegevens met betrekking tot het gebruik van het Platform

Wij kunnen ook bepaalde technische informatie verwerken die verband houdt met het gebruik van het Platform, zoals:

IP-adres;
datum en tijdstip van aanmelding;
informatie met betrekking tot de browser of het toestel;
technische logbestanden;
informatie met betrekking tot de gebruikte functionaliteiten;
informatie die noodzakelijk is voor de beveiliging en de voorkoming van misbruik.

Deze gegevens worden hoofdzakelijk gebruikt om de werking, de beveiliging en de technische verbetering van het Platform te verzekeren.

4. Communicaties en bestanden die aan het Platform worden bezorgd

Het Platform stelt de Klant in staat communicaties in verschillende vormen over te maken, met name:

teksten;
afbeeldingen;
video's;
documenten;
bestanden met reclame-, commerciële, institutionele of milieu-inhoud.

Deze inhoud kan, naargelang de aard ervan, persoonsgegevens bevatten over identificeerbare personen.

Wij verwerken deze inhoud om de analysedienst van het Platform te kunnen leveren.

De verwerking kan met name het volgende omvatten:

de ontvangst van het bestand;
de tijdelijke of duurzame opslag ervan op onze infrastructuur;
de technische verwerking ervan;
de analyse ervan door onze systemen van artificiële intelligentie;
het genereren van een resultaat en aanbevelingen;
de bewaring van het resultaat in de accountgeschiedenis van de Klant.

5. Wij delen de communicaties van de Klanten niet

De communicaties, bestanden en inhoud die door de Klanten worden voorgelegd, worden door de Vennootschap niet gebruikt om een openbare databank samen te stellen of om de communicaties van de Klanten te publiceren.

Behoudens voorafgaand akkoord van de Klant of een wettelijke verplichting, delen wij de aan het Platform voorgelegde communicaties en de gedetailleerde analyseresultaten niet mee aan derden.

De gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de levering van de Dienst en voor de in dit Beleid beschreven doeleinden.

6. Gebruik van technologieën van artificiële intelligentie

Bepaalde functionaliteiten van het Platform steunen op technologieën van artificiële intelligentie die met name door Google worden geleverd.

De aan het Platform voorgelegde inhoud kan worden doorgegeven aan de technische diensten die noodzakelijk zijn voor de werking van deze functionaliteiten, in overeenstemming met de contracten en instellingen die op deze diensten van toepassing zijn.

Wij selecteren en configureren deze diensten zodat onze oplossing kan werken onder passende voorwaarden van beveiliging en vertrouwelijkheid.

De verwerking door een derde leverancier van artificiële intelligentie kan echter inhouden dat bepaalde gegevens door die leverancier worden verwerkt.

De betrokken leveranciers en verwerkers kunnen worden gewijzigd wanneer dit noodzakelijk is om de werking of de ontwikkeling van het Platform te verzekeren.

Wanneer de regelgeving dit vereist, worden eventuele doorgiften van gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte omkaderd in overeenstemming met de AVG.

7. Doeleinden van de verwerkingen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

a. Levering van het Platform

Om:

accounts aan te maken en te beheren;
toegang tot het Platform te verlenen;
de voorgelegde bestanden te verwerken;
de analyses uit te voeren;
de resultaten en aanbevelingen op te stellen;
de analysegeschiedenis te bewaren;
de technische werking van de Dienst te verzekeren.

b. Beheer van de abonnementen

Om:

de abonnementen te beheren;
de toegangsrechten te controleren;
gratis proefperiodes en promotiecodes te beheren;
facturen op te stellen en te beheren;
de betalingen op te volgen.

c. Beveiliging

Om:

het Platform te beveiligen;
frauduleus gebruik op te sporen;
ongeoorloofde toegang te voorkomen;
technische incidenten op te sporen en op te lossen.

d. Communicatie met de Klanten

Om:

vragen te beantwoorden;
met de gebruikers te communiceren;
de informatie te versturen die noodzakelijk is voor de werking van de Dienst;
de Klanten te informeren over belangrijke wijzigingen.

e. Verbetering van de Dienst

Wij kunnen bepaalde technische en statistische gegevens gebruiken om:

problemen te identificeren;
de prestaties te verbeteren;
de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren;
het gebruik van de Dienst te meten;
nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen.

Wanneer wij statistieken afkomstig uit de analyses gebruiken, zien wij erop toe dat deze geaggregeerd of geanonimiseerd zijn, zodat zij de identificatie van een Klant, van diens communicatie of van een betrokkene niet mogelijk maken.

8. Statistieken en geaggregeerde gegevens

Wij kunnen globale statistieken opstellen op basis van het gebruik van het Platform.

Deze statistieken kunnen met name betrekking hebben op:

het aantal uitgevoerde analyses;
de algemene categorieën van geïdentificeerde risico's;
algemene tendensen;
statistieken met betrekking tot de soorten geanalyseerde communicaties.

Wij zien erop toe dat de statistieken die voor algemene of communicatiedoeleinden worden gebruikt, het niet mogelijk maken een Klant, een specifieke communicatie of een natuurlijke persoon rechtstreeks te identificeren.

Wij zullen de inhoud van een communicatie of het gedetailleerde resultaat ervan niet publiceren zonder de voorafgaande toestemming van de betrokken Klant, behoudens wettelijke verplichting.

9. Rechtsgronden van de verwerkingen

Afhankelijk van de aard van de verwerking kunnen wij ons met name baseren op de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van de overeenkomst

Wanneer de verwerking noodzakelijk is om het Platform te leveren, het account te beheren of het door de Klant afgesloten abonnement uit te voeren.

Nakoming van een wettelijke verplichting

Wanneer wij bepaalde gegevens moeten bewaren of verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting, met name op boekhoudkundig, fiscaal of gerechtelijk vlak.

Gerechtvaardigd belang

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, bijvoorbeeld om:

het Platform te beveiligen;
fraude te voorkomen;
de Dienst te verbeteren;
onze rechten te verdedigen;
onze relatie met onze professionele klanten te beheren.

In dat geval zien wij erop toe dat onze belangen niet op ongerechtvaardigde wijze zwaarder wegen dan de rechten en vrijheden van de betrokkenen.

Toestemming

Wanneer de verwerking toestemming vereist, wordt deze verkregen in overeenstemming met de vereisten van de AVG.

De toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken wanneer de verwerking op deze rechtsgrond berust.

De intrekking van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die vóór die intrekking werden uitgevoerd.

De GBA herinnert eraan dat voor elke verwerking een rechtsgrond moet worden vastgesteld en aan de betrokkenen moet worden meegedeeld.

10. Gevoelige gegevens

Het Platform heeft niet specifiek tot doel bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 van de AVG te verzamelen of te verwerken.

De door de Klanten bezorgde communicaties kunnen echter mogelijk dergelijke gegevens bevatten.

De Klant verbindt zich ertoe enkel de gegevens door te geven die noodzakelijk zijn voor het gebruik van de Dienst en de op hem toepasselijke verplichtingen na te leven.

Wanneer dit mogelijk en relevant is, raden wij de Klant aan geen persoonsgegevens door te geven die niet noodzakelijk zijn voor de analyse.

De bijzondere categorieën van gegevens genieten krachtens de AVG een versterkte bescherming en hun verwerking vereist dat aan specifieke voorwaarden wordt voldaan.

11. Gegevens over derden

Een Klant kan inhoud doorgeven die persoonsgegevens bevat over andere personen dan hijzelf.

In dat geval is de Klant ervoor verantwoordelijk zich ervan te vergewissen dat hij over een passende rechtsgrond beschikt en dat hij zijn informatieverplichtingen ten aanzien van de betrokkenen naleeft wanneer deze van toepassing zijn.

Wanneer wij optreden als verwerker van de Klant, verwerken wij deze gegevens in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant en de bepalingen van de toepasselijke DPA.

12. Ontvangers van de gegevens

De persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, toegankelijk zijn voor de volgende categorieën van ontvangers:

gemachtigd personeel van de Vennootschap;
technische dienstverleners die noodzakelijk zijn voor de werking van het Platform;
hostingproviders;
leveranciers van diensten van artificiële intelligentie;
IT- en beveiligingsdienstverleners;
betalingsdienstaanbieders of bankinstellingen;
professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is;
overheids- of gerechtelijke instanties wanneer de wet dit oplegt.

Wij verkopen de persoonsgegevens van onze gebruikers niet aan derden.

De dienstverleners op wie wij een beroep doen, worden geselecteerd rekening houdend met hun verplichtingen inzake gegevensbescherming en, wanneer vereist, worden met hen passende overeenkomsten gesloten.

13. Hosting van de gegevens

De gegevens van het Platform worden gehost op servers die door de Vennootschap worden gebruikt.

Onze hostingprovider is Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited).

De applicatieservers, de databank en de aan het Platform bezorgde bestanden worden gehost in de regio europe-west1, in België.

Deze servers bevinden zich dus binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking.

14. Internationale doorgiften

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan of toegankelijk worden gemaakt voor een ontvanger buiten de Europese Economische Ruimte, zien wij erop toe dat deze doorgifte gebeurt in overeenstemming met de vereisten van de AVG.

Naargelang de omstandigheden kan een doorgifte met name gebaseerd zijn op:

een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
modelcontractbepalingen;
een andere passende waarborg waarin de AVG voorziet.

De analyses door artificiële intelligentie steunen op de dienst Vertex AI van Google, die via zijn wereldwijde toegangspunt wordt gebruikt: de analyseverzoeken kunnen dus door Google worden verwerkt in datacenters buiten de EER. Deze verwerkingen worden omkaderd door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie die zijn opgenomen in de voorwaarden voor gegevensverwerking van Google Cloud. Google gebruikt de via Vertex AI doorgegeven inhoud niet om zijn modellen te trainen.

Informatie over de voornaamste internationale doorgiften en de toepasselijke waarborgen kan worden verkregen door contact op te nemen via maximevdm@giveactions.com.

15. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens enkel gedurende de periode die noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, behalve wanneer een langere bewaartermijn door de wet wordt opgelegd.

De bewaartermijnen zijn de volgende:

Categorie	Bewaartermijn
Accountgegevens	Gedurende de looptijd van het account + 12 maanden na de afsluiting ervan
Facturatiegegevens	7 jaar, overeenkomstig de Belgische boekhoudkundige en fiscale verplichtingen
Voorgelegde communicaties	12 maanden na de analyse
Analyseresultaten	Gedurende de looptijd van het account
Analysegeschiedenis	Gedurende de looptijd van het account
Technische gegevens/logs	12 maanden
Supportaanvragen	3 jaar na de laatste uitwisseling

Wanneer de Klant om de verwijdering van zijn gegevens verzoekt, gaan wij binnen een redelijke termijn over tot de verwijdering of anonimisering ervan, onder voorbehoud van de gegevens die wij moeten bewaren krachtens een wettelijke verplichting of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

16. Verwijdering van de gegevens

De Klant kan de verwijdering van zijn gegevens en van zijn analysegeschiedenis vragen door een verzoek te richten aan:

maximevdm@giveactions.com

De verwijdering kan leiden tot het definitieve verlies van de betrokken analyses.

Wanneer wij optreden als verwerker, moeten bepaalde verzoeken tot verwijdering mogelijk worden behandeld overeenkomstig de instructies van de Klant die verwerkingsverantwoordelijke is.

17. Rechten van de betrokkenen

Onder voorbehoud van de voorwaarden en beperkingen waarin de AVG voorziet, beschikken de betrokkenen met name over de volgende rechten:

recht op inzage in hun gegevens;
recht op rectificatie;
recht op gegevenswissing;
recht op beperking van de verwerking;
recht van bezwaar;
recht op overdraagbaarheid van de gegevens wanneer dit recht van toepassing is;
recht om een toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming berust;
recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit wanneer de voorwaarden van de AVG vervuld zijn.

Elk verzoek kan worden gericht aan:

maximevdm@giveactions.com

Wij kunnen redelijke informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren wanneer dit noodzakelijk is om elke openbaarmaking aan een onbevoegde persoon te vermijden.

De GBA herinnert eraan dat het recht op informatie met name betrekking heeft op de doeleinden, rechtsgronden, ontvangers, internationale doorgiften en bewaartermijnen.

18. Geautomatiseerde besluitvorming en artificiële intelligentie

Het Platform maakt gebruik van technologieën van artificiële intelligentie om de door de Klanten voorgelegde communicaties te analyseren.

De door het Platform gegenereerde resultaten zijn bedoeld als hulpmiddel bij de besluitvorming.

Zij vormen op zich geen juridische, administratieve of commerciële beslissing die de Vennootschap ten aanzien van een natuurlijke persoon neemt.

Het Platform heeft met name niet tot doel automatisch beslissingen te nemen die rechtsgevolgen hebben of een natuurlijke persoon in aanzienlijke mate treffen.

De resultaten moeten door de gebruiker worden geïnterpreteerd en, wanneer nodig, aan een menselijke controle worden onderworpen.

19. Beveiliging

Wij nemen redelijke en passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen de risico's die verbonden zijn aan de verwerking ervan.

Deze maatregelen kunnen met name het volgende omvatten:

toegangscontrole;
authenticatie;
beperking van de toegangsrechten;
maatregelen ter bescherming van de infrastructuur;
back-ups;
logging;
maatregelen voor de detectie en preventie van incidenten;
procedures voor incidentbeheer.

De toegang tot de communicaties en de gedetailleerde resultaten is beperkt tot de personen of dienstverleners die deze nodig hebben om de Dienst te leveren of te onderhouden.

Wij herbeoordelen de beveiligingsmaatregelen regelmatig in functie van de ontwikkeling van de risico's en van de technologie.

De AVG legt een beveiliging op die aan het risico is aangepast, met name tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging of beschadiging van de gegevens door ongelukken.

20. Inbreuk in verband met persoonsgegevens

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zullen wij de procedures toepassen waarin de AVG en de toepasselijke regelgeving voorzien.

Wanneer wij optreden als verwerker, zullen wij de Klant die verwerkingsverantwoordelijke is informeren onder de voorwaarden van de toepasselijke DPA en binnen de termijnen die noodzakelijk zijn om hem in staat te stellen zijn eigen verplichtingen na te komen.

21. Cookies en soortgelijke technologieën

De website en het Platform kunnen cookies of soortgelijke technologieën gebruiken.

Deze technologieën kunnen met name worden gebruikt om:

de werking van de website te verzekeren;
een gebruikerssessie in stand te houden;
de accounts te beveiligen;
de formulieren van de website te beschermen tegen misbruik en robots.

Cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, worden gebruikt in overeenstemming met de toepasselijke regels en, wanneer vereist, na het verkrijgen van de toestemming van de gebruiker.

Wij gebruiken geen enkele tool voor publieksmeting en geen enkele advertentiecookie (noch Google Analytics, noch Google Tag Manager). De gebruikte technologieën zijn de volgende:

Technologie	Doeleinde	Duur
Cookie "csrftoken" (website)	Beveiliging van de formulieren, strikt noodzakelijk	1 jaar
Sessietoken in de lokale opslag van de browser (Platform)	Aangemeld houden van de gebruiker, strikt noodzakelijk	Tot het afmelden
Google reCAPTCHA (formulieren van de website)	Bescherming tegen robots en misbruik; Google kan technische gegevens over het toestel en de browser verzamelen	Volgens het beleid van Google
Google Fonts	Weergave van lettertypen; het IP-adres wordt bij het laden aan Google doorgegeven	Geen cookie geplaatst

Aangezien deze technologieën strikt noodzakelijk zijn voor de werking en de beveiliging van de website en het Platform, vereisen zij geen voorafgaande toestemming.

22. Commerciële communicatie

Wij kunnen de professionele contactgegevens van onze Klanten gebruiken om hun informatie te bezorgen over hun account, hun abonnement of de werking van de Dienst.

Commerciële communicatie zal worden verstuurd in overeenstemming met de toepasselijke regels inzake prospectie en elektronische communicatie.

Wanneer toestemming vereist is, zullen wij deze vragen vóór het versturen van de betrokken communicatie.

De ontvanger kan zich te allen tijde uitschrijven voor commerciële communicatie via het mechanisme dat in de communicatie wordt aangeboden of door contact met ons op te nemen.

23. Geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens

Wij kunnen gegevens gebruiken die op onomkeerbare wijze werden geaggregeerd of geanonimiseerd om statistieken, analyses en algemene informatie op te stellen.

Eenmaal correct geanonimiseerd, vormen deze gegevens geen persoonsgegevens meer in de zin van de AVG.

Wij kunnen deze gegevens met name gebruiken om:

de algemene tendensen inzake greenwashing te meten;
onze methodologieën te verbeteren;
de algemene tendensen die op het Platform worden waargenomen te analyseren;
statistieken op te stellen;
de werking van de Dienst te verbeteren;
algemene informatie over de activiteit van het Platform te communiceren.

Wij trachten niet personen te heridentificeren op basis van geanonimiseerde gegevens.

24. Links naar diensten van derden

Het Platform of onze website kunnen links bevatten naar diensten of websites van derden.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van deze diensten.

Wij raden de gebruikers aan het toepasselijke privacybeleid te raadplegen wanneer zij een dienst van een derde gebruiken.

25. Wijzigingen van het Beleid

Wij kunnen dit Beleid wijzigen om met name rekening te houden met:

een ontwikkeling van het Platform;
een ontwikkeling van de gebruikte technologieën;
een wettelijke of reglementaire ontwikkeling;
een wijziging van onze verwerkingspraktijken.

In geval van een substantiële wijziging die de rechten of verwachtingen van de betrokkenen raakt, zullen wij passende maatregelen nemen om de betrokkenen hiervan op de hoogte te brengen.

De datum van de laatste bijwerking die bovenaan dit Beleid vermeld staat, zal dienovereenkomstig worden aangepast.

26. Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Eenieder die van oordeel is dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt in strijd met de AVG, kan een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

In België is de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

België

+32 (0)2 274 48 00

[contact[at]apd-gba.be](mailto:contact@apd-gba.be)

27. Contact

Voor elke vraag over dit Beleid of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

GIVEACTIONS SRL

1, RUE DES PHLOX 1170 BRUXELLES

maximevdm@giveactions.com